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幹部人事檔案工作只有與時俱進，採取措施，立足實際，切實抓好乾部人事檔案管理以提高檔案質量，才能更高效地為人事幹部工作服務。而檔案材料的收集與整理工作是否齊全規範，將直接影響著幹部人事檔案的質量。因此，做好收集與整理工作是幹部人事檔案工作中的重中之重。
一、檔案材料的收集是做好乾部人事檔案工作之關鍵
1.主動收集。目前，有些檔案材料形成部門和個人的檔案意識淡薄，材料產生後把材料據為己有，不及時移交管檔部門。
因此，作為管檔部門要隨時瞭解幹部人事檔案材料產生的資訊，應主動深入材料形成部門收集歸檔，不能被動等待，避免材料形成時間過長未及時收集或經辦人員崗位變動造成檔案材料丟失。
2.建立部門人員網路聯絡圖，重點收集。管檔人員建立部門人員網路聯絡圖，各部門設立一名聯絡員，再根據幹部人事檔案分類法的十項分類，擬出十類重點收集的材料。
如：三類考核材料，四類學籍材料、職稱評聘材料、培訓材料，五類政審材料，六類加入黨團組織材料，九類工資材料、幹部任免材料、調動錄用材料、聘用合同書及退休審批表等重要材料，及時與聯絡員聯絡，儘快收集歸檔，以防止散落在部門或個人手中，從而影響檔案的完整性。
3.追蹤收集與經常收集。檔案管理人員要經常關注個人基本資訊，隨時掌握所有人員的變化情況，工作中做到「口勤、腿勤、手勤」。
如：學歷深造、參加各類培訓所掌握的技能、出國等相關資訊，廣泛收集材料。對新進入單位人員，要認真審查檔案材料，發現缺漏的材料，要及時與相關人員或單位取得聯絡，儘快把所缺材料補齊入檔，避免時間過長造成檔案材料無法收集歸檔。
二、檔案材料的整理是幹部人事檔案工作之基礎
1.材料鑑定。凡需組織審查蓋章或個人簽字的，一定要蓋章或簽字後方可歸檔。
如收集時發現未蓋章或簽字的，應及時與歸檔單位或個人取得聯絡，儘量避免長時間擺放或先歸檔不及時完善手續，導致材料形成不歸範。對不屬於歸檔範圍的材料及時轉送或按有關規定進行銷燬。對弄虛作假者堅決反對，以確保檔案的真實性。
2.技術加工，分類準確，編排有序。對摺皺、破損的材料進行裱糊，對過長或過寬的材料，在不影響或損害檔案材料文字內容和保持檔案歷史原貌的前提下，對其進行裁剪。
裁剪時注意上下左右，避免裁到內容，如內容太多會被裁到可對檔案材料進行摺疊後貼在備用紙上，做到裁剪仔細。對小於檔案規格的幹部人事檔案材料，要進行加邊或包邊，加邊後的檔案材料上、下、左、右邊沿要和本卷其它材料相等。裝訂整齊，高標準對檔案材料進行技術加工，嚴把技術質量關，通過整理，使每卷檔案達到完整、真實、條理、精煉、方便利用。
3.及時、準確做好目錄，錄入計算機。對於每年每個人常規產生的檔案材料，如年度考核表、工資晉升表，可進行集中整理，而對於年中不定期產生的材料，可採取隨時產生隨時整理的方式，及時裝入檔案，以避免材料的丟失，確保檔案的完整。
三、檔案從業者的職業素質是幹部人事檔案工作之必須
1.人事檔案工作具有很強的政策性。幹部人事檔案工作目標考核中明確指出：
檔案管理幹部必須是中**員。這就要求檔案人員要有較高的思想政治素養、作風正派、腳踏實地、責任心強，用科學發展觀來指引自己的工作，起好黨員模範先鋒帶頭作用，永葆共產黨員先進性。
2.人事檔案工作具有很強的專業性。幹部人事檔案工作目標考核中要求：
檔案人員具有中專（高中）以上學歷，熟練掌握檔案材料的收集、鑑別、歸檔、整理、提供利用以及檔案的保管保護知識和技能。從事幹部檔案管理工作，要不斷學習人事工作及檔案工作方面的新政策、新知識、新理論、新規範、新技術，這就要求檔案人員要有一定的學習能力，才能準確領會、掌握和運用相關知識及理論指導。檔案人員要經常與檔案材料形成部門聯絡，開展好檔案材料收集工作。
要完成好這些工作，都需要我們的檔案人員有較好的協調與溝通能力，並且具有極強的工作責任意識，把當前檔案工作局面變被動為主動，保證工作順利開展。檔案人員還必須具備一定的計算機操作能力，掌握現代化管理技術並能熟練運用於實際工作中。
3.人事檔案工作具有保密性、服務性。檔案人員要忠於職守，一絲不苟，樂於奉獻。
要有高尚的職業道德，嚴於律己，認真負責，堅持原則，做到不該說的堅決不說。要不斷思考、勇於創新，結合本單位實際情況積極探索出適合現代化的檔案管理措施，以便更好地為人事幹部工作服務。
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