1樓：貫翠花可媼
樓主你好！
會議組織的涵義與作用
組織會議，簡稱「辦會」，是祕書工作的重要內容之一。
什麼是會議?簡單地說，三個人以上、聚合在一起、就某個或某些議題進行討論或解決，就是會議。兩個人談話或討論叫交談或會談，三個人以上，沒有主持人又沒有中心議題的談話叫閒聊。
另外，眾多人聚合在一起，也有主持人或主辦人，但不是為了討論或解決問題，而是為了顯示某種精神或力量，或是為了同一個目標而進行的有組織的活動，也被稱作什麼「會」。前者如慶祝會、歡迎會、聲討會等；後者如運動會、展銷會、追悼會或者宴會、舞會，等等。這些「會」，只是聚會，「會而不議」，和我們這裡討論的「會議」在性質上和作用上是有區別的。
通常，召開會議需要一定的時間，在一定的地點，正式的會議還要冠以能反映會議內容、性質、人員、時間、地點等完整而確切的名稱。
會議的要素
一般來說，會議有六個要素，即：與會者、主持人、議題、名稱、時間、地點。下面分別介紹之。
希望能對你有所幫助```
2樓：迮玉芬能寅
會議的要素
1、形式要素：名稱、時間、地點、與會人員、會議方式。
2、內容要素：指導思想、議題、目的、任務、作用。
3、程式要素：會議準備、會議開始、會議進行、會議結束、會議決定的貫徹落實。
4、財務要素：會議經費、會議裝置、會議服務設施。
舉辦會議，需要做什麼樣的準備？
3樓：暴懷玉
會議記錄是辦公室工作的一個重要組成部分。會議記錄是會議情況的真實記載，它客觀地反映了會議的內容和程序，是形成會議紀要、簡報的重要素材和檢查會議決定事項執**況的依據，具有重要的儲存、利用價值，是重要的文書檔案材料。本文就會議記錄的內容、方法、應注意的問題和記錄人員基本素質談點粗淺的看法。
一、會議記錄的內容
會議記錄一般由三部分構成。
1．會議標題。記錄標題很重要，如會議記錄不寫標題，查詢所需材料就費時費力，很不方便。
2．會議組織情況。這部分寫在會議標題之後，在會議開始前，把會議的有關情況寫好。它主要包括：
①開會時間。要寫明具體的年、月、日，同時還要寫明是上午、下午，還是晚上，有的會議還要寫明某時某分。
②會議地點：要寫明在何處開的會。如：「某某會議室」等。
③會議主持人。一般直書姓名，必要時可寫明職務。
④會議出席人。即出席會議的正式成員，按排列順序列出。
⑤會議列席人。即不是會議正式成員，由於工作需要而參加會議的人。
⑥缺席人。可單獨作為一條，要寫出缺席人的姓名和缺席的原因，也可以寫在出席人、列席人的專案中，在括號內註明某某人因何故缺席，如「某某因公出差」、「某某因病住院請假」等。
⑦記錄人。寫明記錄人，一是說明會議記錄內容的真實性；二是表示對記錄內容負責。
在記錄中凡涉及到人名的要寫全姓名，不能只寫姓不寫名，也不能只寫姓加職務或職稱。
會議記錄應採用統一制發的專用會議記錄本或記錄紙，會後要立卷歸檔。
3．會議進**況。這部分是會議記錄的基本內容，一般包括三個方面。
①會議的議題和會議主持人的啟示性講話。這部分要著重記錄（多項議題的會議要用數碼依次標出，以便於會後利用查詢）。
②與會人的討論發言。這部分是與會者對會議議題和會議主持人講話的直接反映，記好這部分內容十分重要（會議發言要按照發言順序記錄，發言人姓名要寫在段首，後面即記錄發言內容）。
③會議的決定、決議和會議主持人的總結及結論性意見。這部分是會議成果的綜合反映，是會議記錄的主體。這些決定、決議和講話是與會者貫徹會議精神的根據，也是日後備查材料中最重要的材料，記錄者必須認真、仔細地作好記錄。
會議進**況還包括休息、散會等，也要記錄上。
二、會議記錄的方法
會議記錄的方法有兩種：
一種方法是摘要記錄，就是擇其要點而記，不是有言必記。這種記錄方法不要求把每個人討論時的發言都一字不漏的記錄下來，而是著重記錄發言要點，會議結論、決定和決議。摘要記錄要求記錄者對發言內容必須迅速作出分析判斷，哪些應記，哪些可不記，適當進行歸納，扼要地記下重點。
另一種方法是詳細記錄，就是要求把所有與會者的發言儘可能地全部記錄下來，做到有言必錄，包括髮言中的插話等，都要詳細記錄，不能有取有舍，更不能只記結論。詳細記錄要求記錄者最好會使用速記，如不會速記，可對通用詞彙採取簡化方法記錄，會後予以補正。涉及到檔名稱或便於查詢的檔案，也可先省略後補齊。
在條件允許的情況下，可輔以錄音機，這樣的記錄更完整、準確。如果沒有錄音裝置，或不允許使用錄音裝置，記錄人又沒有速記技能，應配備二至三人進行記錄，以便會後核對補正。記錄人對會上沒有聽準確或者發言表達不清的地方，要及時找有關人員核對。
總之，要盡最大努力，保持記錄的完整性和準確性。
三、會議記錄應注意的問題
1．會議記錄必須真實、準確、全面、完整，不能隨意增刪改動，速記要忠實原話，段落要清楚，文字要準確，特別是表決時，贊成意見、分歧意見、反對意見和保留意見等，都要儘量寫原話，把會議情況真實地記錄下來。
2．會議記錄要妥善保管，不得外傳或遺失。
3．印發整理後的會議記錄，須經發言人核實。
4．會議記錄的整理，要做到語言文字規範化，不能更改原意。
5．記錄人員在工作中要模範地遵守保密紀律，不能隨意洩漏會議的內容，要養成保守機密的習慣。
四、會議記錄人員應具備的素質
1．要有高度的政治責任感。在工作中要做到一絲不苟，不出現遺漏差錯。會議上不論討論什麼問題，記錄人員都要守口如瓶，決不可提前向無關人員透露。
要做到這些，必須有吃苦耐勞的精神，實事求是的精神，爭分奪秒的精神，對工作負責到底的精神。要不斷增強保密意識，要有高度的政治責任心。
2．要有較強的聽知能力。記錄人員在會議中始終處於被動的地位，既不能滯後，也不能超前，精力必須集中，耳、腦、手都要緊跟發言人的講話，因此，記錄人在聽別人發言時，要有靈活的反應力，深刻的理解力，牢固的記憶力，準確的判斷力。如果記錄人員沒有這些聽知能力，就難以迅速判斷要義何在，難以將需要記錄的東西記錄下來。
3．要有較強的寫記能力。會議記錄人員的任務就是把會議上的發言變成文字材料，必須有迅速地將其發言用文字元號現於紙面的本事。記錄人員要具有較豐富的知識，既要寫得快，又要寫得清楚，要會用記錄符號記錄，要掌握一些記錄技巧。
以上三個方面是會議記錄人員應具備的基本素質，否則是不可能作好會議記錄的，所以，會議記錄人員平時應注重學習，多加練習，在工作實踐中不斷提高自己的政治素質和業務素質，這樣就一定能較好地把會議記錄工作做好。
打字不易，如滿意，望採納。
一個完整的會議流程應包括哪些步驟
4樓：情感迷茫者的解讀人
做一個完整的會議
流程需要有以下步驟
1.確定會議議題,及參加會議的部門和人員。
2.會議記錄人員可選文筆好一點的文員。
3.最好在會議前4小時把會議通知發到相關部門及人員。
4.開場白只要簡練明白即可,如:今天召集各位來,主要討論某某問題。
5.討論的結果需詳細記錄下來,會後總結整理,形成檔案最好僅供參考
5樓：匿名使用者
召開大型會議應有完整的過程與程式：
一般可以分為三個階段並對其不同階段提前準備和安排。
一、會前準備階段 會前準備階段的會務工作主要有
1.確定會議主題
會議主題的確定的主要依據:
a.要有切實的依據
b.必須要結合本單位的實際
c.要有明確的目的。
b.確定會議的時間和地點
c.確定會議的規模會議的規模主要指：會議出席人員(正式代表)、特邀代表、列席人員、工作人員(包括服務人員)的總體數量
會議規模由會議的組織者根據實際情況掌握，以嚴格控制規模為原則。
d.確定會議議程會議議程包括會議主持，會議典型發言(或重點發言)、會議討論、會議講話、會議總結。
e.確定會議檔案和材料的準備包括大會的主報告大會發言單位的材料，會議日程表、參加會議人員名單、住宿安排、主席臺座次、分組名單、討論題目和分組討論地點、作息時間表、會議的參閱檔案和相關資料。
(2)會議成本和經費預算。
①「顯性成本」. 即會議明顯的耗費如會場租借費、檔案材料費、與會者的交通費、食宿費、活動費以及服務人員的工資等。
②「隱性成本」。 即與會者因參加會議而損失的勞動價值，一般不大為人們所注意的成本。這部分勞動價值以每小時工資的 3 倍再乘以 2 計算。
具體分析和體現在：
a.檔案資料費包括檔案資料、檔案袋、證件票卡的印刷、製作等開支。
b.郵電通訊費用，如發會議通知，就會議事項發電報、傳真、電傳或打**進行聯絡等費用若召開電視、**等遠端會議，則使用有關會議裝置系統的費用也應計算在內。
c.會議裝置和用品費，如各種會議裝置的購置和租用費用。
d.會議場所租用費如會議室、大會會場的租金，會場佈置等所需要的費用。
e.會議辦公費，如會議所需辦公用品的支出費用，會場佈置等所需要的費用。
f.會議宣傳交際費，如現場錄影的費用，與有關協作各方交際的費用。
g.會議住宿補貼費， 一般情況下住宿費是由與會人員自理一部分， 由會議主辦者補貼一部分，也有主辦單位全部承擔的情況，如果無住宿要求，應明確與會人員完全自理，則預算中可不列此項 。
h.會議伙食補貼，通常由主辦單位對會議伙食補貼一部分，由與會者承擔一部分。
i.會議交通費，即參會人員交通往返的費用，如果由會議主辦單位承擔，則應列入預算。
j.會議期間的各項活動如需使用車輛等交通工具，其費用也應列入預算。
k.其他開支，包括各種不可預見的臨時性開支。
(3)確定會議組織和分工， 這裡所指的會議組織主要指會議組織部門和人員落實。
包括與會議有關的每項組織工作，每一個工作環節都必須有專人負責，責任到人，並明確任務和要求。
(4)會場佈置
(5)會場除了整潔、安靜、明亮、通風、安全等要求之外，還應考慮形狀、大小、桌椅安排等佈置。
一般會議廳的前方安排主席臺與講臺，面對主席臺的是與會者席位，應有桌有席。便於放置檔案和做記錄席位之間不應太擠便於進出活動。
(6)主席臺席位。
重大會議的主席臺席位應講究排列。
(7)會場設施。 會場一應設施都必須在開會前準備齊全，如擴音、攝影、投影儀、燈光照明、風扇或空調、記錄紙等等，以免臨時發生故障或出現差錯。
二、會議進行階段
會議開始後，首先要檢查、核對與會人員，特別是立法性質的會議，還要進行代表資格審查，發現問題要採取措施妥善安排。
現場控制：預防變數的發生。
彙總情況：編寫簡報。彙總情況包括分組討論情況，整理提案，送給大會主席團或提案審查委員會。
編寫會議簡報，要少而精，供領導掌握會議程序和存在的問題，以便及時部署工作，使會議健康發展。 做好會議記錄，包括大會報告、小組發言等。
三、會議結束階段
**有關檔案。根據保密原則，該收回的收回，該彙總的要及時彙總。組織送站。
根據與會人員離開時間，提前安排車輛，送站人員等。 整理會議記錄。及時整理會議記錄，然後根據需要形成決議或會議紀要。
立卷歸檔。把會議前前後後產生的有關文字、聲像材料進行分類歸檔。 會議報道和會議評估。
即做好會議順利完成，舉辦成功的相關報道，且針對此次會議總結優缺點和不足，為日後更好的籌備和舉辦積累經驗。
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